Asiakkuusassistentti

Asiakkaan tilauksen ja töiden mukana tulee aina myös niitä vähemmän haluttuja ”paperitöitä” tehtäväksi. Isommissa projekteissa ne saattavat viedä yllättävän paljon aikaa. Kun olet saanut vaativan asiakkuuden tai projektin hoidettavaksi, keskittymisrauha ammattitaitosi harjoittamiseen ilman jatkuvia keskeytyksiä on tärkeää. Tämä onnistuu, kun jätät asiakastasi koskevien hallinnollisten tehtävien hoitamisen asiakkuusassistentin hoidettavaksi.

Asiakkuusassistentti avuksi yrityksellesi, kun

  • viestimistarve on normaalia suurempi asiakkaasi suuntaan

Mitä isompi projekti sitä enemmän tulee muistettavaa ja viestittävää myös asiakkaan suuntaan. Jotta sinä pystyisit keskittymään omaan tekemiseesi, ohjaa viestintävastuu assistentille, joka samalla jakaa projektin vaiheita kanssasi.

  • tarvitset koordinointiapua aikataulujen ylläpitämiseen

Projekteissa aikatauluista ja varsinkin niistä matkalla muuttuvista suunnitelmista sopiminen uudelleen on haastavaa. Työnteon keskellä aikataulujen rukkaaminen, projektin päivittäminen ja muistiin vieminen turhauttaa.

  • haluat lisätä luottamusta reaaliaikaisella viestinnällä

Palvelusi antaa luotettavan kuvan ja asiakas tietää missä mennään, kun viestintä pidetään riittävän avoimena, säännöllisenä ja mieluummin etupainotteisena.

  • haluat asiakirjat ja laskutuksen hoituvan ajallaan

Dokumenttien ja laskujen lähettäminen on iso osa projektien hoitamista. Kun ne hoidetaan työn edetessä asianmukaisesti, ei itse työn valmistumisen jälkeen tarvitse alkaa kaivella vaiheita läpi.

  • voit ylpeillä myös viimeistellystä jälkihoidosta

Hyvin hoidettujen varsinaisten ja hallinnollisten töiden jälkeen on helppo kysellä asiakkaan tyytyväisyyttä ja lisätöiden tarvetta. Kun koko paketti on laadukkaasti kasassa, on se parasta mainosta yrityksellesi.

Kenelle palvelu on suunnattu?

Erityisen hyödylliseksi näen palvelun kiinteistö- ja rakennusalan yrityksille. Isommille projekteille, joissa aikataulut, monet sopimiset ja liikkuvat osat on hoidettava täsmällisesti ja ajallaan. Esimerkkinä tulevat mieleen taloyhtiöiden isot remontit, joissa tiedottaminen on asukkaiden kannalta usein vajavaista. Riittävä tiedottaminen antaisi myös urakoitsijalle paremman työrauhan kohteessa, kun aika ei mene jatkuviin hihasta nykimisiin ja kyselyihin.

Asiakkuusassistentti on hyödyksi monien muidenkin alojen ja yritysten kumppaniksi. Monet pitkäaikaisiin sopimuksiin pohjautuvat asiakkaat kaipaavat myös tilanteiden päivittämistä ja huomioon tulemista. Säännöllinen tiedottaminen on asiakkaasta välittämistä ja töiden laadukasta hoitamista.

Jos olet yrittäjänä tähän asti hoitanut kaiken yksin, suosittelen luotettavaa assistenttikumppania jakamaan tehtäviä kanssasi. Näin sinä voit keskittyä omaan osuuteesi asiantuntijana ja asiakkuusassistentti hoitaa puolestasi aikaa vievän viestinnän ja paperityöt.

Sinun asiakkaasi on tärkeä – myös minulle!

Asiakas on tyytyväinen, kun hänet pidetään ajan tasalla töiden etenemisestä ja työt suoritetaan sovitulla ajalla ja tavalla – kaikin puolin ammattitaidoilla. Asiakkaasi arvostaa sitä, että hänestä välitetään ja hänen tilaamansa toimeksianto tulee asiallisesti ja laadukkaasti tehtyä. Avoin viestintä ja asiakkaan kysymyksiin nopea vastaaminen ovat etuja, joita haluan asiakkaillesi tarjota.

Jos joudut jatkuvasti keskeyttämään oman tekemisesi esim. puheluihin tai selvitettäviin asioihin, voi siitä kärsiä laadullisesti käsilläsi oleva tekeminen. Ja ainakin se vie aikaa siitä lopputuloksesta, minkä sinä olet sopinut tekeväsi ja pahimmillaan menetät uusia töitä.

Kun asiakas saa vapaasti kysyä esimerkiksi töiden etenemisestä ja samalla tilannetietoa, hän tulee kuulluksi, luottamus pysyy ja yhteistyö jatkuu hyvänä. Nämä ovat pieniä asioita kokonaisuudessa, mutta tärkeitä lopputuloksen kannalta. Mitä parempaa signaalia yrityksesi lähettää toiminnan luotettavuudesta, sen helpompi yrityksesi tuotteita ja palveluja on jatkossakin myydä.

Hallinnolliset tehtävät ja tapa toimia

Mitä aikaisemmassa vaiheessa pääsen osaksi sinun ja asiakkaasi väliseen projektiin, sen täydellisempää palvelua myös minä pystyn asiakkaallesi ja sinulle tarjoamaan. Tässä muutamia tukitehtäviä, joita voin puolestasi asiakkaallesi tarjota;

  • projektisuunnitelman aikataulusta viestiminen, jos siihen tulee yllättäviä muutoksia
  • sopia mahdolliset muuttuneet kalenterivaraukset puolestasi aikataulujesi mukaan
  • vastata asiakkaan lähettämiin kysymyksiin ja soittoihin
  • huolehdin asiakkaasi laskutuksesta ja dokumentoinneista
  • tiedustelen asiakkaasi tyytyväisyyttä matkan varrella ja mahdollisista lisätarpeista
  • huolehdin muista sovituista muistamisista puolestasi

Voimme sopia asiakkaasi kanssa, että ensisijaisesti kaikki viestintä ja juoksevat asiat hoidetaan kanssani. Mitä paremmin olen projektin vaiheissa alusta alkaen kiinni, sitä helpompi minun on vastata suoraan asiakkaan kysymyksiin. Epäselvät asiat kerään yhteen ja voimme ne käydä läpi sovittuun aikaan läpi.

Asiakkuusassistentin työ on mahdollista hoitaa etänä. Jokainen tapaus on luonnollisesti ainutlaatuinen – ne on käytävä läpi ja sovittava käytännöt.

Olen kuitenkin innoissani, jos voin helpottaa sinun työtäsi vastuullisesti – sinun yritystäsi ja asiakastasi kunnioittaen.

Palvelun hinnoittelu

Pakettihintaa palvelulle on vaikea määritellä. Tämän takia käytössäni on tuntihinnoittelu (alkaen 34 eur/tunti + alv). Kerään kuukauden työtunnit (minuutteina) yhteen ja laskutan toteutuneen mukaan.

Yhteen tuntiin mahtuu kuitenkin paljon tehokasta tekemistä. Asiakkaan vaatimustaso ja kohteen laajuus vaikuttavat tuleviin tuntimääriin. Mitä saumattomammaksi yhteistyömme hitsautuu, sen sujuvammin hoituvat tehtävät.