fbpx

Deadlinet – nuo piinaavat, mutta niin välttämättömät aikarajat

Projektien aikataulut puhututtavat ihmisiä herkästi – varsinkin ne, jotka eivät tahdo pysyä suunnitellussa. Yksin tehtäville töille aikataulu on helpompi itsekseen suunnitella. Kun kyseessä on ryhmätyö tai isompi projekti, johon osallistuu useita ihmisiä, nousevat myös välietappien aikarajat erityisen tärkeiksi tarkistuspisteiksi.

Välietappien tarkoitus on, että pysytään kärryillä missä mennään. Samalla voidaan todentaa, että kaikkien osuudet on sovitusti siihen mennessä tehty ja työ etenee suunnitellusti. Jos joku vaihe tai jonkun yksittäisen henkilön tekeminen viivästyy, se voi tarkoittaa koko projektin venymistä, viivästymistä tai jopa keskeytymistä. Yhdenkin vaiheen viivästyminen vie usein lumipalloefektiin, jonka pysäyttämistä voi olla vaikea estää.

Käytännön esimerkki ryhmätöiden aikatauluttamisista

Olin hiljattain mukana ryhmätyössä, jossa tehtiin aikataulu välietappeineen, koska oli oleellista muutamia kertoja käydä yhdessä läpi, mitä kukakin oli saanut yhteiseksi hyväksi aikaan. Työlle oli kokonaisuudessa aikaa yksi kuukausi, ja kuinkas siinä kävikään?

Alkuperäinen suunnitelma välietappeineen oli etupainotteinen, jotta vältyttäisiin viimeiseen tippaan joutumista. Yhteisiä zoom-palavereja pidettiin, mutta suurimmalla osalla konkreettista näyttöä töiden etenemisestä ei näissä tapaamisissa ollut tarjota. Ajan kuluessa tuli muutamia henkilökohtaisia syitä viivästymisille ja ehdotuksia aikataulun lykkäämiselle.

Tämä oli huono asia siinä mielessä, että kokonaisuudesta oli näin vaikea saada selkeää kuvaa ja tämä saattoi heijastua vaikeuttavasti kaikkien tekemiseen. Asioita olisi voitu puida ja miettiä paremmin yhdessä, jos senhetkisiä tekemisiä olisi tuotu kaikkien nähtäväksi välietappien mukaan.

Tässä ryhmätyössä kävi lopulta niin, että osa teki osuutensa hienosti ajoissa ja sovitun mukaisella tavalla, josta kaikki hyötyivät alusta alkaen. Osa siirsi jatkuvasti yhteistä aikataulua omien menojen mukaan ja katsoivat vain sitä lopullista deadlinea. Kokonaisuus jäi siten viimeiseen tippaan, mutta onneksi nämä mattimyöhäiset ottivat itse ison vastuun työn loppuun viemisestä.

Projektien tärkeät elementit

Isomman projektin suunnittelu on haastava vaihe. Tavoitteen lisäksi on mietittävä mahdollisimman realistisesti saatavilla olevat resurssit, työvaiheisiin kuluva aika sekä keinot jäsenten sitouttamiseen ja motivointiin.

Projektin tehokas liikkeellelähtö antaa siihen osallistuville oikean signaalin, että nyt mennään eikä meinata. Alkuvaiheessa on hyvä seurata, että kaikki pääsevät vauhtiin mukaan ensimetreistä lähtien. Tärkeää on myös motivoida ja korostaa, miten kaikkien panos on oleellista onnistuneen kokonaisuuden kannalta. Sovituista töistä ja määräajoista luistaminen on välinpitämättömyyttä muiden aikaa ja työtä kohtaan.

Etupainotteinen aikataulu jättää pelivaraa, jos jotain yllättävää sattuu, erityisesti osallistujista riippumattomista syistä. Kun aikatauluun lisätään riittävän monia välitavoitteita, pysyy kokonaiskuva projektin etenemisestä hyvin selvillä. Tämä vähentää projektiin osallistuvien stressiä ja huolta, miten työ etenee ja eteneekö kaikkien osuudet kokonaisuutta palvellen. Projektien ja ryhmätöiden suurinta antia on myös se, että kaikissa vaiheissa voi saada omiin osuuksiin uusia ideoita. Ja kokonaisuuden kannalta työn lopputulosta on mahdollista parantaa matkan varrella.

Avoimuus, rehellisyys ja avun pyytäminen ovat projektien onnistumisten kannalta tärkeitä. Näillä keinoilla päästään laadukkaaseen ja hyvään lopputulokseen, josta jokainen projektiin osallistuva voi olla ylpeä ja projektin vastaanottaja tyytyväinen. Tyhjät tai liioitellut lupaukset ovat projekteille ja ryhmätöille myrkkyä, ne johtavat lopputulosta vain harhaan.


Aikataulujen suunnittelu on ammattilaisen, esim. projektipäällikön vaativaa työtä. Mutta sen seuraamiseen, epäkohtien havaitsemiseen ja erityisesti projektiin liittyvien, välttämättömien oheistöiden tekemiseen on toisinaan järkevä pyytää assistentti avuksi.

Taitopala tarjoaa assistenttipalveluja Tampereelta käsin. Mikäli yrityksellänne on tulossa tarve projektiassistentille, niin tulen mielelläni keskustelemassa siitä kanssanne.

Social Share Buttons and Icons powered by Ultimatelysocial
Call Now Button