Hankinta-assistentti

Paljon ostotoimintaa tekevissä yrityksissä käsitellään vuositasolla lukuisia määriä papereita ja laskuja. Jos yrityksellä on lisäksi varasto, lisää sen ylläpitäminen resurssitarvetta entisestään. Kun nämä toiminnot hoidetaan järjestelmällisesti ja tarkasti, vältetään epäselvyyksien korjaamiseen vievää aikaa. Hankinta-assistentti on erinomainen apu ostotoimintaan sekä varaston hallinnolliseen ylläpitoon.

Hyviä syitä ottaa hankinta-assistentti avuksi yrityksellesi

  • Tilausprosesseihin sähköisyyttä

Tuotteiden hankinta tehdään usein vanhalla tavalla – puhelin käteen ja yhteys tutulle tavarantoimittajalle. Puhelimitse tehdyissä tilauksissa virheiden mahdollisuus on suurempi esim. huonon kuuluvuuden vuoksi ja tämä voi aiheuttaa virheitä. Sähköisiin tilausrutiineihin siirtyminen voi tuoda uutta sujuvuutta toimintaasi. Hankinta-assistentti näppärin sormin auttaa näissä.

  • Ostolaskujen käsittely

Ostolaskujen tarkistus, virheisiin puuttuminen, tiliöinti, kirjaus järjestelmään, kassa-alennusten hyödyntäminen ja maksatus tuovat yrityksesi hankintatoimintaan jämäkkyyttä. Toimittajatkin arvostavat sujuvaa yhteistyötä ja asioiden täsmällistä hoitamista. Tämä heijastuu myös asiakkaisiisi.

  • Reklamaatioiden tekeminen

Virheitä sattuu, mutta niiden korjaaminen vie aikaa ja on aina jollekin ylimääräinen tehtävä. Tavaran vastaanottamisen yhteydessä huomattuun virheeseen kannattaa reagoida nopeasti. Saapunut väärä tuote aiheuttaa aina ylimääräistä työtä; reklamaatio – tuotteen palautus – hyvityslaskun pyytäminen – uudelleentilaus.

  • Varaston tilanteen seuranta

Kun varastosi on ajan tasalla, pystyt suunnittelemaan töitäsi paremmin ja tekemään asiakkaallesi pitäviä lupauksia. Tämä edellyttää täsmällistä tuotteiden kirjaamista varastoon ja varastosta. Hankinta-assistentti tarkkuudellaan saa hyllyt ja dokumentit täsmäämään. Tämä helpottaa raportointeja ja tehtäviä inventaarejakin.

  • Tuoterekisterien ja hintojen ylläpito

Tuotteiden hintoihin tulee aina silloin tällöin korjaustarpeita. Yrityksillä voi olla monessa paikassa hintatietoja; varastohallintaohjelmassa, yrityksen kotisivuilla, sosiaalisessa mediassa tai painetussa materiaalissa. Näiden tietojen päivittäminen on tarkkuutta ja huolellisuutta vaativaa työtä.

  • Hankintatoimen kehittäminen

Kun hankintatoimi kasvaa tai vaatii muutoksia, sen kehittämiselle on hyvä varata omaa aikaa ja resursseja. Hankinta-assistentti on suureksi avuksi asioiden dokumentoinnissa ja tietojen keräämisessä näissä projektinomaisissa tehtävissä.

Palvelua suosittelen

Palvelu sopii erityisesti kiinteistö-, huolto- ja rakennusalan yrityksille, varaosaliikkeille, tukkutoimintaan, korjaamoihin ja vaikka sisustusliikkeille. Tehtävä vaatii keskittymistä ja järjestelmällisyyttä ja sen hoitaminen vasemmalla kädellä yrityksen muun toiminnan ohella kuulostaa rankalta.

Suurissa varastoissa on mittavat ja täysin automatisoidut varastonhallintajärjestelmät ja vakituiset työntekijät ja hyvä niin. Pienemmillä yrityksillä hankintatoiminta ja varaston ylläpito on usein manuaalista ja vie useita työtunteja viikossa.

Jos olet yrittäjänä tähän asti hoitanut kaiken yksin, järjestelykykyinen ja huolellinen assistenttikumppani pystyy ottamaan näitä tehtäviä pois hartioiltasi. Voit keskittyä omaan asiantuntijuuteesi ja yrityksen toiminnan kehittämiseen, kun rutiinityöt hoituvat järjestelmällisissä käsissä.

Hallinnolliset tehtävät ja tapa toimia

Yritysten hankintaprosesseihin mahtuu monenlaisia tehtäviä, asiakirjojen käsittelyä, ostolaskujen käsittelyä ja taulukoiden ja tilastojen laatimista. Hankinta-assistenttina pystyn auttamaan mm. seuraavissa tehtävissä;

  • tarjouspyyntöjen tekeminen
  • tilaustoiminnoissa avustaminen
  • tavaroiden vastaanottamista ja tarkistamista
  • varaston tilanteen päivittäminen ja seuranta
  • ostolaskujen oikeellisuuden tarkistus, syöttäminen järjestelmään ja maksaminen
  • reklamaatioiden tekeminen ja ostolaskujen oikaisupyynnöt
  • tuoterekisterien ja hintojen ylläpito
  • viestintä ja yhteistyö toimittajien kanssa
  • hankintatoimen kehittämisen tukena toimiminen

Hankinta-assistentin työ on mahdollista osittain hoitaa etänä. Tuotteiden vastaanottaminen ja varastoon liittyvät tehtävät toki vaativat paikanpäällä olemista. Kohteessa työskentely pääkaupunkiseudulla on toteutettavissa. Jokainen tapaus on ainutlaatuinen ja toimintatapojen mukaan sovittava.

Yritykseni motto on ’Anna asioiden loksahtaa’ ja näen hankintatoimen isoksi palapeliksi, jonka kokoaminen on äärimmäisen mielenkiintoista. Autan innolla myös sinun yritystäsi kokoamaan kuvan kokonaiseksi.

Hankintatoimeakin voi kehittää

Mitä isommassa roolissa hankintatoimi yrityksessä on, sitä tärkeämpää sitä on välillä kehittää. Työkaluja ja mittareita kehittämistyölle löytyy useita tarpeista riippuen. Kehittämisprojekti vaatii paneutumista ja hankinta-assistentti voi olla kiinnostunut tulemaan kehittämistiimiin mukaan, esim. dokumentointiin.

On myös käytäntöjä, joissa toimittaja on otettu aktiivisesti hankintatoimen projekteihin mukaan. Toimittaja pystyy antamaan parhaat vinkit ja käytännöt osaltaan ja ehdottaa siitä näkökulmasta suositeltavat tavat. Parhaimmillaan tämä edistää molempien tahojen toimintaa. Hankinta-assistentti on tällekin yhteistyölle hyvä linkki ja apu.

Palvelun hinnoittelu

Kaikille yhteensopivaa pakettihintaa töiden määrien vaihtelusta johtuen on vaikea määritellä. Tämän takia käytän palveluissani tuntihinnoittelua (alkaen 34 eur/tunti + alv) ja kerään työtunnit (minuutteina) yhteen ja laskutan toteutuneen mukaan.

Yhteen tuntiin mahtuu kuitenkin paljon tehokasta tekemistä. Ja kun yhteistyömme ja työtavat hitsautuvat, rupeavat työt sujumaan entistä ripeämmin.