Myyntilaskutus toimeksiantona

Ensimmäinen, opettavaisin ja pitkäaikaisin asiakkaani on asiantuntijaorganisaatio, jossa on toimitusjohtaja ja muutama asiantuntija. Olen hoitanut heidän luottokorttilaskuun liittyviä tehtäviä, myyntilaskutuksen, pienimuotoista perintää sekä kirjoittamiseen liittyviä tehtäviä. Tässä kirjoituksessa keskityn siihen, miten hoidan myyntilaskutuksen ja kuinka yhteistyö lähti liikkeelle.

Linkedin yhdisti

Linkedin on erinomainen paikka verkostoitua. Hakukriteereiksi voi määritellä esim. maantieteellisen alueen, toimialan ja missä asemassa henkilö on ja mitä hän tekee. Verkostoitumispyyntöön voi lisätä persoonallisen viestin miksi lähestyä häntä.

Noin kaksi vuotta sitten löysin tämän kyseisen asiakkaani hakiessani espoolaisia n. 5 henkilöä työllistäviä asiantuntijaorganisaatioita. Sopivat yritykset toki hain ensin muista kanavista. Aina kun mielenkiintoinen yritys löytyi, siirryin Linkediniin katsomaan, löydänkö toimitusjohtajan tai muun päättävässä asemassa olevan yrityksen edustajan sieltä.

Uusien asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden löytämiseen tarvitaan usein oikeaa ajoitusta, tuuriksikin sitä voi kutsua. Tässä tapauksessa asiakkaallani oli selkeä tarve pienimuotoiselle avulle ja erinomaiseen hetkeen osasin hänelle verkostoitumispyynnön lähettää ja parilla sanalla kertoa palveluistani.

Tapaaminen

Ensimmäinen tapaaminen sovittiin jo viikon sisään. Hän kertoi yrityksen avuntarpeista ja minä osaamisalueistani. Tarve ja tarjonta osuivat erinomaisesti yhteen ja siltä istumalta sovimme yhteistyön käynnistämisestä ja laadimme sopimuksen rungon.

Laatimani sopimus pienin muutoksin allekirjoitettiin seuraavalla tapaamiskerralla ja lähdimme samalla käymään läpi tulevia tehtäviä. Aluksi tehtävät liittyivät luottokorttilaskuun ja myyntilaskutuksen hoitaminen tuli mukaan syksyllä.

Vaikka olin tuolloin varsin tuore yrittäjänä, palvelujeni myyjänä ja sopimusneuvottelijana, vaistosin voimakkaana arvostuksen ja kunnioittamisen ilmapiirin. Kommunikointi on ollut erittäin vaivatonta, ymmärrettävää ja helppoa ensitapaamisesta alkaen. Näiden kahden vuoden aikana olemme tavanneet ehkä viitisen kertaa ja muuten eri viestimien avulla käyneet asioita läpi. Videoyhteyden avulla kävimme yhden työvaiheen läpi ja sähköpostit ja pikaviestimet toimivat luontevasti.

Laskuttamiseen käytetyt työkalut

Laskutuksen hoidan etänä kotitoimistoltani ja tämän mahdollistavat eri sovellustyökalut, niiden jakaminen sekä tietysti asiakkaani niihin syöttämät tiedot.

Asiakkaani kerää laskutustiedot Excel-taulukkoon, jonka hän jakaa minulle Google Drivessä. Hän kirjaa taulukkoon laskutusperusteet ja sovitulla koodilla tiedän, milloin työ on valmis laskutettavaksi. Pääsääntöisesti laskutus tapahtuu kerran kuukaudessa ja poikkeustapauksissa saan erillisen tiedon. Taulukkoa hyödynnetään myös muihin yrityksen tarkoituksiin.

Dropbox on käytössä myyntilaskujen liitteiden hallintaan ja jakamiseen. Lisäksi käytössäni on taloushallinnon järjestelmään asianmukaiset oikeudet, joilla pystyn tekemään myyntilaskut ja lähettämään ne asiakkaani asiakkaille.

Uusien asiakkaiden perustaminen järjestelmään vaatii muutamien muidenkin työkalujen käyttöä ja erilaisten tietojen etsimistä, jotta tarpeelliset tiedot, kuten verkkolaskuosoite, saadaan perustietoihin mukaan.

Alkuun tietoja tarvittiin luonnollisesti hieman enemmän. Nyt puolentoista vuoden jälkeen tämä asiakaskunta on tullut tutuksi ja vähemmät tiedot riittävät. Jos huomaan puutteita tai virheitä, kysyn ja saan nopeasti vastauksen ja pääsen jatkamaan työtä.

Avoimuus ja luottamus

Olen kokenut, että yhteistyömme on ollut alusta lähtien luontevaa ja helppoa – voi sanoa, että olemme samalla aaltopituudella. Pahemmin ei ole tarvinnut kysellä, mitä toinen tarkoittaa. Tämä on lisännyt avoimuutta kommunikointiin ja luottamusta yhteistyölle.

Myyntilaskutuksen tekemiseen minulla menee muutama tunti kuukaudessa. Seuraan myös laskujen maksamista ja lähetän tarvittaessa laskukehotuksia.

Tuntemisen kautta olen saanut tältä asiakkaaltani myös toisenlaisia – kirjoittamiseen liittyviä tehtäviä ja olen niistäkin aivan innoissani.

Jos sinä haluat saada minusta yhtä luotettavan ja yritykseesi sitoutuvan luottopakin, täältä löytyvät yhteystiedot.