Ostolaskut arkistoon -toimeksiantona

Sain mieleenpainuvan projektin skannata yhden asiakkaan ostolaskut talousjärjestelmään ensimmäisenä yrittäjävuotenani. Ostolaskut olivat jääneet arkistoimatta vajaan vuoden ajalta ja asiakas oli silmin nähden stressaantunut näistä laskupinoista. Laskut oli toki hoidettu maksuun ajallaan, mutta tallentaminen oli muun toiminnan kiireiden ohessa jäänyt tekemättä. Työn tein asiakkaan tiloissa ja välineillä. Se ei ole toiminnalleni mikään este, päinvastoin on hienoa vaihtelua kotitoimistolla olemiseen.

Tarpeen ja palvelun kohtaaminen

Kyseinen asiakas löysi minut paikallisen yrittäjien Facebook-ryhmän kautta. Olin sivuilla juuri kertonut itsestäni ja tekemisestäni, kun hänellä oli tilinpäätöstä varten kiire saada kuitit ojennukseen. Kävimme puhelimitse tilanteen kevyesti läpi ja sovittiin tarkempi keskustelu hänen toimistolleen seuraavaksi päiväksi.

Tapaaminen sujui hyvin ja taloushallinnosta kertyneellä kokemuksellani pystyin heti sanomaan, että haluan ja voin auttaa. Ja siltä istumalta sovimme päivän, jolloin ryhdyn hommiin.

Laskupinot ja sovellus haltuun

Odotin isompaakin kaaosta, mutta töihin ryhtyessä totesin, että paperilaskut olivat äärimmäisen hyvässä järjestyksessä – muovitaskuissa kuukausittain. Siitä oli erittäin helppo jatkaa.

Sain oikeudet käytössä olevaan taloushallinnon sovellukseen ja pikaisen perehdytyksen tähän tarvittaviin toiminnallisuuksiin. Lisäksi asiakas näytti skannerin käytön sekä osoitti pilvipalvelusta paikan, mihin laskut tuli tallentaa.

Skanneri hurisemaan

Kaikki uusi tekeminen – kuten tämäkin toimeksianto – vaati vain sen alkustartin ja kiihdytyksen jälkeen työ lähti sujumaan kuin itsestään. Tosin vauhti oli tässä tapauksessa maltillista skannerin hitauden takia. Yksitellen tapahtui laskujen tallennus – kansi ylös, paperi levylle, kansi kiinni ja käynnistys. Uutta laskua kuvatessa ehti edellisen nimetä ja viedä oikeille paikoilleen.

Työ vei ensimmäisenä päivänä viisi tuntia ja seuraavana päivänä jatkoin vielä kolme tuntia. Asiakkaani pystyi noina tunteina hoitamaan muita asioita sekä toimistolla että toimiston ulkopuolella.

Luottamus

Ammattiylpeytenä pidän sitä, että asiakas voi luottaa tekemiseni laatuun ja minuun. Luottamus ja rehellisyys ovat aina olleet elämässäni arvoista tärkeimmät. Koen oloni oudoksi, jos tunnen, että asiakas ei pysty luottamaan minuun sataprosenttisesti. Asiakkaan avoimuus helpottaa huomattavasti pääsemistä tähän luontevaan oloon ja yhteistyön sujuvuuteen.

Sanomattakin on selvää, että luottamukselliset paperit ja asiat, joita näen ja kuulen asiakkaiden töitä tehdessä pysyvät omana tietonani. Asiakas ei tässäkään tapauksessa epäröinyt jättää hommia hoidettavakseni ja minua yksin toimistolleen – näinkin lyhyen tutustumisen jälkeen.

Yrittäjälle ansaittua aikaa

Toimeksianto osoitti, miten helposti rutiinitehtävät saattavat jäädä kiireisellä yrittäjällä tekemättä ja ne painavat mieltä takaraivossa. Asiakkaani oli silminnähden helpottunut, kun urakka oli tehty ja hän pystyi jälleen jatkamaan puhtaalta pöydältä. Hän sai näiden kahden päivän aikana myös keventää yrittäjähuoliaan toisen yrittäjän kanssa ja siinä ohessa tehtyä muitakin rästiin jääneitä töitään.

Asiakkaan kiireisen arkipyörityksen lomassa häneltä tämän 8-tuntisen rupeaman tekemiseen olisi mennyt taatusti useita viikkoja – kaikkine keskeytyksineen. Tai hän olisi joutunut jatkamaan muutenkin pitkiä työpäiviään entisestään. Tämä kallisarvoinen aika on pois vapaa-ajasta – läheisiltä ja rentoutumiselta.

Kiitän tästä tilaisuudesta ja kokemuksesta. Työ oli pitkälti taloushallinnon rutiinia, mutta vaati se myös alan ymmärrystä. Oma aikaisempi kokemukseni ostoreskontranhoitajana auttoi huomaamaan muutamia eteen tulleita erityiskohtia, jotka piti huomioida rutiinista poiketen.

Jos sinä haluat minusta luotettavan ja yritykseesi sitoutuvan luottopakin, ole yhteydessä.