Talousassistentti

Pienemmissä yrityksissä talousasiat jäävät usein kahden ihmisen kontolle – toimitusjohtajan ja ulkoistetun kirjanpitäjän. Noiden kahden oman alansa asiantuntijan väliin mahtuu paljon pieniä taloushallintoon liittyviä tehtäviä. Monesti olen kuullut, kuinka yrittäjä tekee yön hiljaisina tunteina laskutusta tai kerää kuitteja kirjanpitäjää varten?

Säännöllisellä taloustehtävien tekemisillä ja yritystilanteen seurannalla pystyt hengittämään vapaammin ja suunnittelemaan ennakoivasti toimintaa. Ja kun ostat luotettavan assistentin palveluja hoitamaan noita viikottaisia rutiineja, voit itse nauttia vapaa-ajasta ja läheisten kanssa olemisesta useammin.

Viisi hyvää syytä ottaa talousassistentti avuksi yrityksellesi

  1. Suuntaa oma aikasi oleelliseen

Saat parhaan tuoton omalle ajallesi yrityksessäsi, kun käytät sen ydinosaamiseesi, laskutettavaan työhön. Itsesi kannalta on tärkeää, että et nipistä aikaa myöskään unelta, perheeltä ja ystäviltä tai vapaa-ajalta. Rutiinitehtävät pitää hoitaa, mutta jätä ne motivoituneelle ja tehtävien hoitamiseen keskittyneelle talousassistentille.

  1. Kassatilanne ajan tasalle

Tuloja ja menoja on hyvä seurata vähintään viikkotasolla. Maksaako asiakkaasi laskusi ajallaan vai onko aika muistuttaa? Vietkö ostolaskut ajoissa reskontraan, jotta tiedät oikean kassatilanteen? Jääkö toimittajan antama kassa-alennus aina hyödyntämättä? Talousassistentti täsmää reskontrat ja reagoi epäsuotuisiin tilanteisiin aktiivisesti.

  1. Ennakoitavuus avuksi suunnitteluun

Kun olet tietoinen yrityksesi maksuvalmiudesta, pystyt rauhallisin mielin keskittyä liiketoiminnan pyörittämiseen ja tekemään ennakoivia kehittämissuunnitelmia ja mahdollisia investointeja.

Kassabudjetti eli maksuvalmiuden selvittäminen ennakkoon on tärkeää erityisesti epävakaina aikoina. Se antaa reaaliaikaista tietoa yrityksen varojen riittävyydestä. Muistin varassa lukujen pyörittämisessä jää helposti oleellisia asioita huomioimatta.

Talousassistentti päivittää sovitun mukaisesti esim. kerran viikossa yrityksesi saapuvat ja lähteävät rahat, jolloin sinä olet tietoinen yrityksesi tilanteesta joka hetki.

  1. Tilastot ja taulukot toiminnan tueksi

Taloushallintoon kuuluvat myös tilastot ja taulukot, jotka ovat mainio visuaalinen lisä esim. esityksiin ja dokumentteihin. Jos omat Excel-taitosi ovat päässeet ruostumaan tai sinulla ei ole aikaa taulukoiden tekemiseen, talousassistentti (ainakin tämä) ottaa mielellään tästä kopin.

  1. Arvostusta täsmällisyydellä

Kaikki arvostavat sujuvaa, täsmällistä ja mahdollisimman virheetöntä toimintaa. Jos itse joudut jatkuvasti tekemään taloushallinnon tehtäviä kiireen tai väsymyksen painaessa, tekemisesi jälki saattaa kärsiä. Virheiden korjaamiseen menee jälleen ylimääräistä, arvokasta aikaasi.

Kenelle palvelu sopii?

Taloushallinnon tehtävät ovat mielenkiintoisia, koska niitä tarvitsevat kaikki ja tarkoitusperäkin on lähes sama yrityksen toiminta-alasta riippumatta. Talousassistentin palveluja on siksi huono lähteä rajaamaan alakohtaisesti. Autan mielelläni kaikkia tarvitsevia.

Eniten palveluista hyötyvät yritykset, joilta puuttuu ilmiselvä resurssi hoitamaan tehtäviä. Erinomainen mittari sinulla yrittäjänä on se, kuinka usein joudut tuskailemaan ostolaskujen ja laskutettavien kanssa ja haluatko aidosti käyttää aikasi johonkin hyödyllisempään. Laskutettavien ja laskujen kappalemäärät antavat myös viitteitä palvelun tarpeellisuudesta.

Hallinnolliset tehtävät ja tapa toimia

Haluan olla vaikuttamassa siihen, että yrityksesi taloushallinnon rutiinit toimivat kitkattomasti ja olla luottamuksen arvoinen. Seuraavissa tehtävissä haluan auttaa kokemuksella ja tarkkuudella;

  • myyntilaskutus ja suoritusten seuranta
  • ostolaskujen kirjaukset, vieminen järjestelmään ja maksatus
  • reskontrien kirjaukset ja täsmäytykset kassaan
  • tuntien ja kilometrien kirjaaminen
  • tilastojen ja taulukoiden tekeminen

Talousassistentin töitä on mahdollista hoitaa etänä useissa tapauksissa. Mikäli tämä ei onnistu, tulen mielelläni myös työskentelemään yrityksesi tiloihin pääkaupunkiseudulla. Jokainen asiakas on ainutlaatuinen ja käytännöt on sovittava aina yksilöllisesti.

Taloushallinnon tehtävät ovat aina olleet järjestelmälliselle ja tarkalle luonteelleni sitä ominta omaani.

Palvelun hinnoittelu

Yksittäisiin toimeksiantoihin käytössäni on tuntihinnoittelu (42 eur/tunti + alv). Kerään kuukauden työtunnit (minuutteina) yhteen ja laskutan toteutuneen mukaan.

Yhteen tuntiin mahtuu kuitenkin paljon tehokkaita minuutteja. Tuntimääriin vaikuttaa eniten se, minkälaisesta aineistosta esim. myyntilaskuja ja taulukoita lähden työstämään. Työtapojen ja parhaiden toimintamallien löytyminen edistää tehokkuutta ajan kanssa entisestään.