Tehtäviä opastamalla prosessien ytimeen

Yrittäjälle oman yrityksen hallinnolliset tehtävät ja käytännöt ovat usein selkeät – varsinkin jos hän tekee paljon itse ja toiminta on vakiintunutta. Jos hän ei ole joutunut ennen perehdyttämään ketään näihin tehtäviin, tilanne saattaa olla yllättävän vaikea. Tehtävien läpikäyminen yksityiskohtaisesti voi olla positiivisen valaiseva kokemus.

Monella meistä on ollut tilanteita, että on saanut opastaa vieraalle henkilölle jotain tehtävää. Mitä vahvemmin tiedot ovat omassa selkärangassa, sen vaikeampaa niistä on tuoda oleellisemmat asiat loogisella ja ymmärrettävällä tavalla esiin.

Allekirjoitan täysin toteaman, että asian saa selkeään ja ymmärrettävään muotoon, jos sen pystyy kirjoittamaan tai kuvaamaan paperille. Pelkkänä ajatuksena ja sanomisena yksityiskohtaisten asioiden kertominen on kuin taivaalla leijuva pilvi; sitä on helppo katsoa, mutta siitä on vaikea saada otetta.

Uuden henkilön opastaminen

Uusi henkilö on aina jollain tasolla opetettava tehtäviin. Jos yrityksellä on tehtävistä jonkinlaiset kirjoitetut ohjeet, päästään helpommalla. Tällöin kaikkea muistettavaa ja oleellista tietoa ei tarvitse yrittää pinnistää omista muistin sopukoista. Ilman ohjetta jo pelkkä aloitus, mistä nurkasta lähteä liikkeelle, voi olla vaikeaa. Myös ohjeen vastaanottajalle asiat jäävät helpommin mieleen, kun näkömuisti on apuna.

Opastamisen yhteydessä ja ääneen puhuessa perehdyttäjälle voi kirkastua epäkohtia, joita ei ennen ole tullut ajateltua. Yrityksen prosessien kehittämisen kannalta tällainen pieni herääminen on hyvä ja positiivinen asia. Joissain tapauksissa havainto toki voi hetkellisesti lisätä tuskaa.

Prosessien läpikäymisen hyödyt

Prosesseja on hyvä käydä läpi säännöllisesti, koska yrityksen ulkopuolella tapahtuu koko ajan asioita, jotka vaikuttavat tahtomattaan moneen. Jumiutuminen vanhoihin rutiineihin voi maksaa ajallisesti tai jopa rahallisesti. Uusi teknologia ja toimintatavat voivat tuoda helpotusta rutiineihin, mutta ne on ensin saatava tietoisuuteen.

Prosessien ytimeen kurkistaminen voi tuoda myös uusia ahaa-elämyksiä liiketoimintaan itseensä ja ohjata sitä kautta uusille markkinoille – tuotteisiin ja palveluihin.

Opetettavalla tärkeä rooli – jos se sallitaan

Tällaisessa tehtävään perehdyttämistilanteessa tulokkaan kysymykset, havainnot ja ehkä jopa kyseenalaistamiset ovat yrityksen kehittymisen kannalta tärkeitä. Perehdyttäjän on hyvä olla ”herkällä korvalla”, pelkän äänessäolon sijaan. Prosessien uudistaminen tai luonnollinen uudistuminen uuden henkilön myötä voi tuoda yrityksen toimintoihin lisää tehokkuutta, jopa säästöjä.

Uusi henkilö, esim. toimistopalveluja tuottava assistentti, tehtäviin perehdyttämisineen on kuin automaattinen prosessien laaduntarkkailija. Ja tämähän tulee lisänä kaiken muun tulevan avun ja hyödyn päälle, jos se vain halutaan ottaa vastaan. Ja luonnollisesti puhun tässä vain omasta puolesta. Olisi oikeasti ilo, jos pystyisin annettujen tehtävien hyvin hoitamisen lisäksi tuomaan tällaista lisäarvoa asiakasyritykselleni.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *