fbpx

Uskalla delegoida

Erityisesti kasvava yritys ja sitä pyörittävä yrittäjä tulee jossain vaiheessa tilanteeseen, että omat tunnit eivät riitä kaikkien tehtävien hoitamiseen. Edessä on lisäresurssien hakeminen ja työtehtävien jakaminen. Tämä voi onnistua olemassa olevan henkilöstön avulla, palkkaamalla kokonaan uusi henkilö syntyviä tehtäviä varten tai ostaa palveluja niitä tarjoavilta toimijoilta. Kaikkiin tarvitaan päätös ja uskallus delegoida.

Tässä artikkelissa keskityn näistä viimeiseen, sillä olen saanut neljä vuotta olla osana yritysten toimintaa erilaisissa toimeksiannoissa assistenttipalveluja tarjoavana yrittäjänä.

Mistä työtehtävien delegoinnin tarve syntyy?

Yrittäjä kehittää yrityksessään yleensä itse omanlaisensa toimintamallit ja prosessit liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Usein nämä toimintamallit muuttuvat rutiineiksi ja ne jäävät huomaamattomasti yrittäjän tehtäviksi pidemmäksikin ajaksi.

Rutiinitehtävien määrä ja vastuualueiden laajeneminen saattaa jossain vaiheessa kuormittaa yrittäjää kohtuuttoman paljon. Ja tämä vie aikaa ja voimavaroja esimerkiksi yrityksen kehittämiseltä ja asiakastyöltä.

Milloin ruveta teettämään muilla?

Yrittäjän rajoittunut oma aika on varmasti se ensimmäinen sytyke, miksi tehtävien delegointiin ryhdytään. Ennen tähän tilanteeseen päätymistä, voisi ennalta ajatella, tekisikö joku tietyt tehtävät paremmin, nopeammin, virheettömämmin tai edullisemmin.

Jos toistuvat rutiinitehtävät rupeavat maistumaan pakkopullalta tai huomaat, etteivät ne oikein enää kuulu toimenkuvaasi, rupeaa tehtävien delegoiminen tuntumaan paremmalta vaihtoehdolta. Tehtävien antaminen toisiin käsiin voi tuoda prosesseihin uutta näkökulmaa, parhaimmillaan se synnyttää lisäarvoa yritykseen.

Pahimmat pelot delegoimiseen

Päätös ottaa uusi henkilö tehtäviä hoitamaan voi toisille olla iso askel. Se vaatii ripauksen uskallusta ja luottavaista mieltä. Yksittäiseen tehtävään palvelun ostaminen toiselta yrittäjältä on hyvä vaihtoehto, koska sopimus voidaan tehdä hyvinkin joustavin ehdoin.

Kun yhteistyö aloitetaan askel (työtehtävä) kerrallaan, jää myös epäonnistuneen delegoimisen pelko pieneksi. Ja mikä parasta – hyvän tekijän löytyminen voi osua nappiin ja molemminpuolinen luottamus kehittyä huippuunsa. Tällaista win-win -tilannetta tavoittelen kaikille asiakkailleni ja itselleni.

Kontrollin menettäminen pelko voi alitajuisesti vaivata joitain yrittäjiä. Siitäkin selviää hyvin, kun pyrkii luomaan avoimen ja luottamuksellisen suhteen uuteen tekijään ja laatii selkeät pelisäännöt esim. tehtävien raportoimiselle.

Joillekin voi olla vaikeaa uuden henkilön opastaminen tehtävään. Assistenttina monenlaisilta asiakkailta toimeksiantoja saaneena voin hälventää tätä pelkoa. Omasta puolestani voin sanoa, että pystyn aika helposti sisäistämään ohjeet ja mikä ei heti selviä, selvitän ja kyselen sitä mukaan, kun kysyttävää tulee.

Joskus toimeksiantojen onnistuminen vaatii kolmansien osapuolien mukaan ottamista (esim. sovelluksiin tunnuksia ja oikeuksia, yhteisten työkalujen löytämistä jne.), mutta niissäkin osaamme auttaa.

Aina on mahdollisuus tehdä valintoja - uskalla myös delegoida.

Aina on mahdollisuus valita

Tehtäviin opastaminen

Delegoitavat tehtävät voivat olla hyvin erilaisia opastamisen määrän kannalta. Toiset tehtävät vaativat mm. syvällisempää organisaation tuntemista, toisiin riittää pelkkä yleistietämys ja sovellusten käyttötaito.

Viime vuonna saamani Excel-toimeksianto oli tällainen ”pienin eväin tehtävä työ”. Siinä riitti, kun tiesin toimeksiannon tavoitteen ja tunsin Excel-sovelluksen riittävän hyvin. Ohjeeksi riitti pari virkettä sanallisesti ja yksi testi-/mallitaulukko, jonka avulla pystyin myös määrittelemään työhön menevän ajan.

Kirjoittamistehtävät voivat olla hyvin erilaisia. Oikeinkirjoituksen tarkistaminen ja puhtaaksikirjoitus eivät yleensä vaadi lisäkyselyjä toimeksiantajalta. Jos sisältöä lähdetään tuottamaan tyhjästä, pitää yritystietämystä olla riittävästi ja keskustelua toimeksiantajan kanssa enemmän ainakin alkuun.

Toisen yrityksen taloushallinnon tehtävien hoitaminen vaatii jo hieman enemmän: käytettävien sovellusten opettelua, organisaation tuntemista (ihmiset, tuotteet/palvelut, kustannuspaikat jne.) ja soveltuvin osin ymmärrystä toimintatavoista. Esim. yrityksen laskutuksen hoitamiseen tarvitaan tieto, milloin työ on laskutusvalmis sekä ketä ja mitä laskutetaan. Sovellusten automatiikka voi ohjata tätä prosessia hyvinkin tehokkaasti. Tai tapauskohtaisesti yrityksille voidaan luoda omaan tarpeeseen toimiva tapa hoitaa tiedonkulku – työn tekijältä laskuttajalle.

Delegointi vaatii aina jonkintasoisen opastamisen. Hyvä puoli tässä on, että tehtävään sitoutuva on motivoitunut ja haluaa päästä mahdollisimman hyvin jyvälle ja onnistua tehtävässään.

Delegoinnin onnistumiselle lisäpotkua

Hyvän tyypin löytämisen lisäksi tarvitaan delegoijalta oma tahto ja halu antaa tehtävä toisen tehtäväksi. Delegointi helpottuu, kun määritellään vastuut ja valtuudet uudelle tekijälle sekä annetaan tarvittavat työkalut ja oikeudet sekä sovitaan tehtävään menevä aika ja korvaus.

Kirjalliset valmiit ohjeet ovat hyvä tuki uudelle tekijälle. Toisille sopii jopa paremmin se, kun saa kirjoittaa ohjeet opastuksen yhteydessä itse. Joillekin suullinen ohjeistus on riittävä.

Tavoitteista yhdessä sopiminen on tärkeää molemmille – miksi tehdään, mitä tehdään ja mitä ei tehdä, miten ja millä työkaluilla tehtävä suoritetaan, mahdolliset välietapit, tehdyn kuittaus sekä palaute tai jatkuvasta työstä sopivin väliajoin palautetta. Näin pidetään yllä antoisaa ja toimivaa vuorovaikutusta.

Samalla aaltopituudella oleminen voi helpottaa toimeksiantojen toteuttamista ja yhteistyötä. Toisaalta hankalimmista yhteistyökuvioista voi oppia enemmän – kaikilla elämän osa-alueilla.

Anna asioiden loksahtaa paikoilleen!

Social Share Buttons and Icons powered by Ultimatelysocial
Call Now Button