fbpx

Yrityksen ja sen yrittäjän polku assistenttiapua kohti

”Tarttis tehrä jotain”

Tämä presidentti Koiviston lausahdus voi tulla ympäripyöreitä työpäiviä tekevän yrittäjän mieleen silloin tällöin. Olet saattanut pidemmän aikaa kokea, miten yrittäjänä olemisessa yhä isomman ajan haukkaa pienet arkiset, varsinaiseen liiketoimintaan kuulumattomat työt – ne ns. paperityöt. Mitäpä jos yrityksestä vastaavan (toimitusjohtajan/yrittäjän) polku kohti assistenttiapua lähtisikin tänään ja tästä?

Kun teet toistuvia rutiinitöitä iltamyöhään, alkavat ne pikkuhiljaa maistumaan puulta. Rupeat ehkä lipsumaan niiden hoitamisesta kokonaan tai teet ne puolihuolimattomasti.

Tiedostat, että aikaasi voisit käyttää tehokkaammin varsinaiseen liiketoimintaan – asiakkaisiisi ja oman yrityksesi kehittämiseen ja kasvattamiseen.

Digitaalisista työkaluista on monesti apua, mutta ihan itsenäisesti eivät nekään pyöri, valitettavasti.

Vaihtoehtojen mietintä

Pystyt varmasti jakamaan tuntemuksen: kun yrityksen rutiinitehtävät eivät ole niitä mieluisampia, saattaa niiden tekeminen tuntua entistä raskaammilta.

Olet miettinyt henkilön palkkaamista, mutta se tuntuu toistaiseksi liian järeältä toimenpiteeltä. Pystyisitkö työllistämään uuden henkilön kokoaikaisesti tai edes osa-aikaisesti? Ajatus työläästä rekryprosessista saattaa myös lykätä lisäavun hakemista.

Sujuvasti olet jo ulkoistanut kirjanpitäjän, ostanut it-palveluja tai siivousalan yritykseltä toimipisteen siivouksen. Hienoa! Miksi et jatkaisi ulkoistamista myös yrityksen arkirutiineihin, niihin ”paperitöihin”? Tämä on nykypäivää.

Hallinnollisiin tehtäviin on saatavilla apua assistenttipalveluja tarjoavilta yrittäjiltä. Yrityksen tarve voi olla säännöllistä tai kiirehuippujen purkamiseen tarkoitettua täsmäapua. Voit ostaa palveluja juuri sen verran, mitä tilanne vaatii.

Assistenttiyrittäjillä on taito ja kyky löytää yrityksille parhaat tavat ja työkalut, jotta yhteistyö saadaan käyntiin. Tätä helposti toteutettavaa, joustavaa ja kustannustehokasta vaihtoehtoa kannattaa avoimin mielin lähteä kokeilemaan.

Assistenttipalveluja tarjoavan yrittäjän kanssa yhteistyöhön

Olet nyt tunnistanut lisäavun tarpeen ja merkityksen yrityksesi toimistotöiden tekemiseen ja päättänyt ulkoistaa osan tehtävistä. Tärkein (ja monelle myös vaikein) askel on nyt otettu – halu delegoida.

Kerron seuraavassa assistenttipalveluja tarjoavan yrittäjän näkövinkkelistäni, mitä tämä ratkaisu parhaimmillaan tuo tullessaan, mitä asioita tutustumistapaamisella käydään läpi ja miten yhteistyötä aletaan rakentaa.

Tavataan – virtuaalisesti tai kasvokkain

Monia assistentin töitä pystyy tekemään etänä. Kaikissa yhteistyökuvioissa näen tärkeänä, että edes kerran tapaisimme. Vastapuolen näkeminen tuo mukaan tärkeän inhimillisyystekijän, sillä ihmiseltä ihmiselle koen tämän palvelun kohdistuvan, vaikka asioita hoidetaankin.

Toimin itse Tampereella, joten täällä tulen mielelläni piipahtamaan toimipisteellesi tai muuhun sovittuun tapaamispaikkaan. Etänä verkkotapaaminen on myös helppo ja nopea järjestää.

Mitä tehtäviä olet ensisijaisesti päättänyt ulkoistaa?

Sinulla saattaa olla hyvinkin selkeärajaiset tehtävät mielessä, jotka haluat ulkoistaa; esim. myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, sosiaalisen median päivitys, projekteissa avustaminen jne. Tällöin pääsemme nopeasti tarkentaviin asioihin.

Mikäli lisäavun tarve on suuri, mutta vielä hieman häilyvää mitä tarvitset, sekin on aivan ok. Tiedät kuitenkin ne pullonkaulat, mitkä yrityksesi arkirutiineissa nyt hiertävät. Niitä kun hieman avaat, kokeneena palveluntarjoajana pystyn hahmottamaan avuntarvekohtia. Tästä meidän on helppo jatkaa.

Tapanani on rehellisesti sanoa, mitkä tehtävät pystyn ottamaan varsin vaivattomasti vastaan, mihin tarvitsen lisäinfoa ja mitä tehtäviä en pysty hoitamaan. Näin saamme yhteisen näkemyksen, miten tarve ja taito tulisivat kohtaamaan.

Työtapojen läpikäyminen

Valittujen tehtävien lisäksi voimme tapaamisessa käydä läpi työskentelymuotoja (etä-, läsnä- tai hybridityö), mahdolliset tarvittavat työkalut (tunnukset, oikeudet jne.), tehtävien sisäistämiseen tarvittava aika ja toteutus, yhteydenpitotapa jatkossa jne.

Nämä alkusäätämiset saattavat tuntua vaikealta, mutta monesti näihin on luontevat ratkaisut olemassa. Ja yhteistyö hioo käytännöt toimivimpaan mahdolliseen muotoon ajan kanssa.

Joustavasta kokeilusta kohti mahdollista pidempiaikaista sopimusta

Tutustumistapaamisen jälkeen voit rauhassa miettiä mitä haluat tehdä. Kattaako assistenttiyrittäjän palvelut yrityksesi tarpeita vai eivät? Puhuimmeko ns. samaa kieltä?

Päätöksenteko voi rekrytointiprosessissa uutta henkilöä palkatessa olla todella vaikea. Palvelun ostaminen on edullisempaa, yksinkertaisempaa ja riskittömämpää kuin palkkaus. Ei tule kalliita rekrykuluja, voimme lähteä liikkeelle tehtävä kerrallaan ja sitoudut vain kulloiseenkin sovittuun tapahtumaan. Ja mikäli palvelu ei vastaa odotuksia tai tarpeita, on se helposti lopetettavissa.

Toki assistenttiyrittäjäkin tarvitsee opastusta tehtävään ja ”talon tapoihin”. Meillä assariyrittäjillä on kokemusta, yrittäjähenkistä otetta ja näkemystä ja monenlaista tietoa pohjalla, joten perehdyttämisestä yleensä selvitään helposti ja nopeasti.

Pidempiaikaiseen avuntarpeeseen teemme sopimuksen, joka sopii parhaiten yrityksesi tarpeisiin.

Yhteistyön aloittaminen

Tarpeen tunnistaminen, harkinta ja ostopäätös on nyt tehty. Yhteistyö on valmis alkamaan.

Palvelun ostamisessa lopputulos on harvoin heti ostohetkellä nähtävissä, toisin kuin kaupan hyllyltä tavaraa poimiessa. Tarvitaan jonkin verran aikaa, jotta paras tulos tulee esiin.

Assistenttipalveluja tarjoavana yrittäjänä pidän siitä, että tehtävät päästään aloittamaan nopeasti ja jämäkästi. Omat lisäkimmokkeeni hyvään ja toimivaan yhteistyöhön:

  • into päästä sisään annettuihin tehtäviin ja niiden merkityksiin
  • halu oppia ymmärtämään liiketoimintaasi ja asiakkaitasi
  • molemminpuolisen luottamuksen saavuttaminen

Parasta, kun yhteistyö tulee olemaan uusia ajatuksia ja mahdollisuuksia avaava ja antoisa, kehittävää ja hyödyllistä. Ja kun olet löytänyt hyvän assarin avuksesi, voit itse keskittyä siihen, minkä parhaiten osaat ja mitä haluat tehdä. Tehtävien priorisoinnilla ja delegoinnilla voit löytää uutta energiaa liiketoimintaasi ja omaan jaksamiseesi.

Social Share Buttons and Icons powered by Ultimatelysocial
Call Now Button